Home-Office

Mit einer Homeoffice-Pflicht und strengeren Arbeitsschutzregeln will Bundesarbeitsminister Hubertus Heil das Risiko reduzieren, sich am Arbeitsplatz mit dem Coronavirus zu infizieren. Eine entsprechende Verordnung wurde am 21.01.2021 erlassen – vorerst befristet bis zum 21. März 2021.

Inhalt ist u.a.: Arbeitgeber werden verpflichtet, ihren Beschäftigten Homeoffice anzubieten, sofern das möglich ist. Lehnt ein Arbeitgeber die Verlagerung von Tätigkeiten ins Homeoffice ab, können die Arbeitsschutzbehörden eine Begründung verlangen – und gegebenenfalls auch die Arbeit im Büro untersagen. Sie könnten Verstöße als Ordnungswidrigkeit sanktionieren.  Umgekehrt werden die Beschäftigten nicht verpflichtet, ein Homeoffice-Angebot auch anzunehmen.

Wie verpflichtend ist Homeoffice:

Der Arbeitgeber muss jetzt Homeoffice anbieten, es sei denn, es gibt zwingende Gründe, die dagegen sprechen. Zwingende Gründe sind beispielsweise sind nur Dinge, die tatsächlich vor Ort gemacht werden müssen und nicht im Homeoffice funktionieren (Kunden-Betreuung vor Ort, Warenannahme, Papierakten die verarbeitet werden müssen etc.)  Wenn der Arbeitgeber Homeoffice ablehnt, muss er nachweisen, dass die Anwesenheit am Arbeitsplatz zwingend notwendig ist.

Wird das kontrolliert?

Die Arbeitsschutzbehörde kann beispielsweise eine Betriebsbegehung machen und sich dann die Begründung vorlegen und nachvollziehbar erklären lassen, warum es zwingende betriebliche Gründe gibt, die Homeoffice nicht zulassen. 

Was, wenn die nötige Technik nicht vorhanden ist?

Die Technik und das Geld darf, das sagt auch die Rechtsprechung, kein Problem sein und wird nicht als Grund ausreichen. Fünf Tage nach Verkündung dieser Arbeitsschutzverordnung, muss der Arbeitgeber alles Nötige zur Verfügung stellen. Dafür wird es eine gewisse Karenzzeit geben. 

Wenn kein Homeoffice möglich ist - was muss ich im Betrieb beachten?

Arbeitsschutz-Standard einhalten, das heißt, Maßnahmen verstärken. Werden Räume beispielsweise durch mehrere Personen genutzt, müssen pro Person zehn Quadratmeter zur Verfügung stehen. In Betrieben ab zehn Arbeitnehmern müssen außerdem kleine, feste Arbeitsgruppen gebildet werden. Des Weiteren muss eine neue Gefährdungsbeurteilung erstellt werden. 

Können Arbeitnehmer Homeoffice ablehnen?

Eine Verpflichtung für die Arbeitnehmer, Homeoffice anzunehmen, beziehungsweise ihre Arbeit im Homeoffice auszuführen, sieht die Verordnung nicht vor - dies würde in das Persönlichkeitsrecht eingreifen.

Wenn der Arbeitnehmer gern im Homeoffice arbeiten möchte, der Arbeitgeber aber nein sagt:

Falls der Arbeitgeber Homeoffice versagt, beziehungsweise das Angebot nicht unterbreitet, obwohl er es unterbreiten müsste, dann verstößt er gegen Arbeitsschutzregeln. Und da ist der Beschwerdeweg zunächst innerbetrieblich. Das heißt, der Arbeitnehmer muss an den Arbeitsschutzbeauftragten oder an den Betriebsrat gehen. Hilft das alles nichts, kann man sich natürlich auch an die Arbeitsschutzbehörde wenden. Das ist dann das letzte Mittel - und die Arbeitsschutzbehörde kann dann die entsprechenden Maßnahmen ergreifen.

Ob mit oder ohne gesetzliches Recht auf Homeoffice ist es für den Arbeitgeber wichtig, die arbeitsrechtlichen Vorgaben zu kennen und in einer Homeoffice-Regelung umzusetzen. Denn der Arbeitgeber muss darauf achten, dass Vorschriften zum Arbeitsschutz, Datenschutz oder Arbeitszeitregelungen im Homeoffice eingehalten werden, um Bußgelder zu vermeiden!

Arbeitszeitgesetz: Auch im Homeoffice gilt das Arbeitszeitgesetz. Arbeitnehmer müssen daher auch bei der Arbeit von zu Hause die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit einhalten. Der Arbeitgeber sollte auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen und zudem ein Regelungsmodell für die Zeiterfassung finden, während die Mitarbeiter nicht im Betrieb sind. 

Arbeitsschutz: Bei einer Homeoffice-Regelung muss der Arbeitsschutz gewährleistet sein. Der Arbeitgeber muss insbesondere ermitteln, welche Arbeitsschutzmaßnahmen nötig sind und eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen. Dies beinhaltet keine Kontrollpflicht des Homeoffice-Arbeitsplatzes, erfordert aber eine genaue Befragung der Umstände sowie eine angemessene Unterweisung der Mitarbeiter auch hinsichtlich der Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel. Auch die arbeitsmedizinische Vorsorge ist grundsätzlich vom Arbeitgeber einzuhalten.   

Datenschutz: Im Homeoffice bestehen hohe Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur. Der Arbeitgeber muss bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes für die geeigneten Datenschutzvorkehrungen sorgen. Zudem muss er gewährleisten, dass die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen während der Tätigkeit Zuhause dauerhaft vom Arbeitnehmer eingehalten werden. Dieser muss sicherstellen, dass er allein - keine Familienangehörige oder Dritte - Zugang zu PC und Mobiltelefon und damit zu vertraulichen Daten am Homeoffice-Arbeitsplatz hat. Die Datensicherheit für den Datentransfer kann beispielsweise über VPN-Verbindungen sichergestellt werden. Sichergestellt werden muss weiter, dass die Daten sicher, also über einen Server im Betrieb, gespeichert werden.

Homeoffice-Vereinbarung im Arbeitsvertrag

Die konkreten Regelungen zur Arbeit am Homeoffice-Arbeitsplatz sollten im Arbeitsvertrag möglichst genau festgelegt werden. Sinnvoll sind Vereinbarungen zum zeitlichen Umfang, zur Erreichbarkeit am heimischen Arbeitsplatz oder auch zur Übertragung der Dokumentationspflicht auf den Mitarbeiter. Der Arbeitgeber kann beispielsweise Vertrauensarbeit ohne detaillierte Erfassung anbieten, sodass der Arbeitnehmer die Arbeitszeit selbst gestalten kann. Es sollte dann ausdrücklich geregelt sein, dass durch selbstbestimmte Überstunden grundsätzlich keine Zahlungspflicht zu zuschlagsfähigen Arbeitszeiten, ausgelöst wird. Die Verpflichtung des Arbeitgebers, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit zu dokumentieren, kann er in der Homeoffice-Regelung an den Mitarbeiter übertragen.

Betriebsvereinbarung Homeoffice

Bei Vorhandensein eines Betriebsrats können die Regelungen zum Homeoffice in einer Betriebsvereinbarung beschlossen werden. Eine Betriebsvereinbarung zum Thema Homeoffice kann und sollte die Rahmenbedingungen abstecken und durch individuelle Regelungen konkretisiert und ergänzt werden.

Das bereits existierende Förderprogramm "go-digital" wurde um das Model "Digitalisierte Geschäftsprozesse" für die Einrichtung von Home-Office-Plätzen erweitert. Bei kleinen und mittleren Unternehmen sowie Handwerksbetrieben werden IT-Dienstleistungen zur Errichtung dieser Plätze mit einem Zuschuss unterstützt. Dies umfasst insbesondere den Aufbau und die Einrichtung der dafür notwendigen Hard- und Software sowie die Beratungsleistung autorisierter Unternehmen (interaktive Beraterlandkarte). Zudem ist ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn vor Erhalt des Zunwendungsbescheids möglich.

Das Ministerium sieht dafür ein spezielles, schnelles und unbürokratisches Verfahren vor. Gefördert werden mehrere Bausteine – von der individuellen Beratung bis hin zur Einrichtung spezifischer Software und der Konfiguration existierender Hardware. Profitieren können rechtlich selbstständige Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft einschließlich des Handwerks mit weniger als 100 Beschäftigten und einem Vorjahresumsatz oder einer Vorjahresbilanz von höchstens 20 Millionen Euro.

Link: www.bmwi.de/go-digital

Auf der Internetseite von impulse.de wurden die wichtigsten Fragen rund um die Themen Arbeitsrecht, Datenschutz und Ausstattung im Rahmen des Home-Office zusammengefasst.

Link: www.impulse.de

UV-Mitglied Lars Bosse/LBC Management Support GmbH hat uns wichtige Informationen zum Thema Datenschutz im Homeoffice (nicht nur in der Corona-Zeit) zur Verfügung gestellt. Bei Fragen können Sie sich jederzeit bei Hernn Bosse melden, die Kontaktdaten finden Sie am Ende des Videos und in der PDF.

Auf der Seite von ZEIT ONLINE sind Tipps und Hilfestellungen zusammengefasst, wie man im Home-Office am besten kommuniziert.

Link: www.zeit.de

Unser Mitglied Xenio Marketing hat auf seine Website verschiedene Tools für das Arbeiten im Home-Office vorgestellt.

Link: www.xenio-marketing.de/blog

Die Firma beylos hat einen Leitfaden mit sechs Grundlagen für das Home-Office entwickelt. Wir danken für die freundliche Bereitstellung (www.beylos.de):

In Zeiten des Corona-Virus bieten die Möglichkeiten des Home-Offices viele Chancen: Wir stellen Ihnen nachfolgend sechs praktische Maßnahmen und Grundlagen

vor, wie Sie als ArbeitgeberIn die Nutzung des Home-Offices für Ihre ArbeitnehmerInnen bestmöglich gestalten können.

1. VERTRAUEN

Die Arbeit im Home-Office ist aufgrund der mangelnden Sichtbarkeit geprägt von Vertrauen auf beiden Seiten. Signalisieren Sie Ihrem ArbeitnehmerIn, dass Sie ihm Vertrauen. Verzichten Sie unbedingt auf ständige Kontrollanrufe und bedenken Sie: Die Tätigkeit und Motivation des Arbeitnehmers bleiben die gleiche, nur der Ort ändert sich.

2. OFFENE UND DIREKTE KOMMUNIKATION

Aufgrund der fehlenden Nähe gehen viele natürliche Kommunikationskanäle verloren: Es ist daher umso wichtiger, klare Worte zu wählen, offen und frühzeitig Probleme

anzusprechen und sich direkt an den/die betreffenden Kollegen zu wenden. Nur so lassen sich Missverständnisse aufgrund der fehlenden nonverbalen Kommunikation vermeiden.

Insofern es möglich ist, sollten notwendige Meetings zusätzlich zum Ton mit Video unterstützt werden, um Mimik und Gestik der Beteiligten wenigstens in bestimmten

Situationen wahrnehmen zu können. Dies fördert die Nähe zueinander, auch wenn eine räumliche Trennung über einen längeren Zeitraum vorliegt.

3. TECHNISCHE INFRASTRUKTUR

Sorgen Sie dafür, dass der Arbeitnehmer möglichst ohne Einschränkungen seiner Tätigkeit weiter nachgehen kann. Identifizieren Sie dafür benötigte Soft- und Hardware und prüfen die vorliegenden Lizenzbedingungen, was ggf. zu einer Neubeschaffung von bestimmten Lizenzen führt. Mit einer Einrichtungsanleitung aller gängigen Programme erleichtern Sie Ihren Arbeitnehmern den Übergang und vermeiden häufige Rückfragen zu gleichen Themen. Für die Fernwartung empfehlen sich Kommunikationsprogramme zur Bildschirmübertragung (wie z.B. Skype) oder zur Fernsteuerung (wie z.B. TeamViewer). Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den Fernzugriff auf Ihre Server. Beachten Sie dafür unbedingt Sicherheitsfragestellungen z.B. im Rahmen der Zugriffs- und Rechteverwaltung. Sollten Sie über keinen oder keinen geeigneten Server verfügen, stellen Sie Ihren Mitarbeitern die benötigten Dateien zur Verfügung und nutzen Sie für den kurzfristigen Austausch Cloudsysteme namhafter Anbieter.

Praxishinweis: Sollten Sie über keine interne IT-Abteilung verfügen oder Probleme bei der Einrichtung der Infrastruktur haben, sprechen Sie bewusst IT-affine Mitarbeiter an,

damit sie Sie kurzfristig in kritischen Fragestellungen unterstützen können oder wenden Sie sich gerne unkompliziert an uns (mehr Informationen: www.beylos.de).

4. ARBEITS- UND PAUSENZEITEN

Es bleibt weiterhin die Pflicht des Arbeitgebers, die Dokumentation und Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten sicherzustellen. Prüfen Sie die Nutzung bestehender Zeiterfassungssysteme im räumlich getrennten Umfeld oder schaffen Sie übergangsweise alternative Möglichkeiten, welche notfalls auch excelbasiert sein können, wenn die Wahrung der Arbeitgeberpflichten damit erreicht wird.

5. NEUE PROZESSE

Seien Sie geduldig: Es wird anfangs etwas holprig sein und einiger Zeit bedürfen, bis sich alle neuen Prozesse eingespielt haben und alle notwendigen Abstimmungen getroffen wurden. Sorgen Sie zudem aktiv dafür, dass sich die bisher mit direktem sozialen Kontakt „verwöhnten“ Mitarbeiter bewusst auch über persönliche Themen mit Kollegen über die zur Verfügung gestellten Kanäle austauschen. Dies fördert den Zusammenhalt unter den Kollegen enorm und steigert gleichzeitig Ihr Arbeitgeberbild.

6. FEEDBACK

Die fehlende Nähe führt zu einer neuen Führungssituation: Sprechen Sie bewusst und häufig Feedback aus, welches für Sie unter Umständen im normalen Alltag „nicht der

Rede wert“ wäre. Zeigen Sie Initiative und beweisen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihre Arbeit sichtbar ist.